Integrated Pest ProductsRep CRM

Français · English

Politique de confidentialité — IPP Rep CRM

En vigueur le 13 novembre 2026

1. Qui nous sommes et portée

IPP Rep CRM (os.ippbrands.com) est l’application interne d’Integrated Pest Products Inc. (IPP Brands) et de ses sociétés affiliées, IPP Brands LLC et IPP Brands B.V. (ensemble, « IPP »). Seuls le personnel d’IPP et les représentants commerciaux qu’elle autorise l’utilisent. Cette politique décrit les renseignements que l’application traite, pourquoi et comment ils sont protégés. Le site public ippbrands.com a sa propre politique.

2. Renseignements traités

  • Utilisateurs : nom, courriel, rôle, territoire, fuseau horaire, informations de connexion et historique des modifications qu’ils font.
  • Clients : nom de l’entreprise, courriel, téléphone, adresses de facturation et de livraison, notes. Les bons de commande peuvent aussi contenir le nom et les coordonnées de l’acheteur.
  • Commandes et expéditions : bons de commande en PDF (téléversés ou reçus par courriel), produits, prix, livraison, numéros de suivi, bordereaux d’expédition et commissions.
  • Boîtes de commandes (Gmail) : pour chaque boîte qu’un administrateur connecte, les pièces jointes PDF des courriels récents, avec l’expéditeur, l’objet, la date et la référence du fil. Le texte des courriels n’est pas conservé. L’application enregistre aussi dans la boîte les brouillons de réponse qu’une personne vérifie et envoie.
  • Comptabilité (QuickBooks Online, Xero) : pour chaque société d’IPP dont la comptabilité est connectée, en lecture seule et sur les 24 derniers mois : les produits et les quantités en stock, les factures de vente et les factures de fournisseurs (nom du client ou du fournisseur, numéro, dates, montants, statut) et les paiements (date, montant, nom du compte bancaire). Seul le personnel d’IPP y a accès.
  • Importations : noms des fournisseurs, factures, coûts et paiements.
  • Plan de ventes et taux de change (Banque du Canada) : aucun renseignement personnel.
  • Les journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.

3. Fins

Ces renseignements servent uniquement à recevoir et à traiter les commandes des clients d’IPP, à calculer les commissions des représentants, à suivre les ventes par rapport au plan, les importations, les stocks et les délais de paiement, et à informer les représentants des commandes de leur territoire. IPP ne vend pas ces renseignements, ne les utilise pas pour de la publicité et ne prend aucune décision automatisée au sujet d’une personne.

4. Données reçues des API de Google

L’utilisation par IPP Rep CRM des renseignements reçus des API de Google, et leur transfert à toute autre application, respectent la Politique sur les données des utilisateurs des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »). Les données Gmail servent seulement à trouver les bons de commande reçus par IPP, à les afficher à son personnel, à les lire avec un outil d’intelligence artificielle pour préremplir la commande, qu’une personne vérifie, et à enregistrer des brouillons de réponse. Elles ne sont jamais vendues ni utilisées pour la publicité, et ne servent pas à développer, à améliorer ou à entraîner des modèles généraux d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique.

5. Fournisseurs

IPP fait appel à des fournisseurs qui traitent des renseignements pour son compte, chacun pour son service :

  • Vercel (hébergement) et Neon (base de données);
  • Google (Gmail), Intuit (QuickBooks Online) et Xero (services qu’IPP connecte);
  • Anthropic (Claude), qui lit les bons de commande en PDF pour préremplir les commandes et n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles;
  • Resend (courriels envoyés par l’application aux représentants).

Ces fournisseurs peuvent conserver des renseignements à l’extérieur du Québec et de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. IPP choisit des fournisseurs qui offrent une protection adéquate et, pour les renseignements visés par le RGPD, les garanties qu’il exige, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Sécurité

  • Connexions chiffrées (HTTPS); jetons d’accès aux services tiers chiffrés dans la base de données.
  • Accès selon le rôle, appliqué par la base de données elle-même : un représentant ne voit que son territoire.
  • Un historique des modifications.

7. Conservation

Les renseignements sont conservés le temps nécessaire aux fins ci-dessus et aux obligations légales, notamment comptables et fiscales. Couper une connexion arrête toute nouvelle lecture. Les renseignements qui ne sont plus nécessaires sont supprimés ou rendus anonymes.

8. Vos droits

Toute personne peut demander l’accès aux renseignements qui la concernent, leur rectification ou le retrait de son consentement, en écrivant à info@ippbrands.com. Elle peut aussi porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec.

9. Personnes dans l’Union européenne

IPP Brands B.V. est responsable du traitement des renseignements de ses clients, fournisseurs et contacts dans l’Union européenne. Elle les traite pour exécuter ses contrats et pour son intérêt légitime à gérer ses relations d’affaires. Ces personnes peuvent demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de leurs renseignements, ou s’opposer à leur traitement, en écrivant à info@ippbrands.com, et porter plainte à l’Autoriteit Persoonsgegevens (Pays-Bas) ou à l’autorité de protection des données de leur pays.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne qui a la plus haute autorité au sein d’IPP est responsable de la protection des renseignements personnels. On peut la joindre à info@ippbrands.com.

11. Témoins (cookies)

L’application utilise seulement des témoins essentiels : session, sécurité des connexions et affichage clair ou sombre. Aucun témoin publicitaire ni de suivi.

12. Modifications

IPP peut modifier cette politique; la date ci-dessus indique la dernière version.

Privacy policy — IPP Rep CRM

Effective November 13, 2026

1. Who we are and scope

IPP Rep CRM (os.ippbrands.com) is the internal application of Integrated Pest Products Inc. (IPP Brands) and its affiliates IPP Brands LLC and IPP Brands B.V. (together, “IPP”). Only IPP staff and the sales representatives IPP authorizes use it. This policy describes the information the application processes, why, and how it is protected. The public website ippbrands.com has its own policy.

2. Information processed

  • Users: name, email, role, territory, time zone, sign-in information and the history of the changes they make.
  • Customers: company name, email, phone number, billing and delivery addresses, notes. Purchase orders may also show the buyer’s name and contact details.
  • Orders and shipments: purchase order PDFs (uploaded or received by email), products, prices, delivery, tracking numbers, packing lists and commissions.
  • Order mailboxes (Gmail): for each mailbox an administrator connects, the PDF attachments of recent emails, with their sender, subject, date and thread reference. The text of emails is not kept. The application also saves reply drafts in the mailbox, which a person reviews and sends.
  • Accounting (QuickBooks Online, Xero): for each IPP company whose books are connected, read-only and over the last 24 months: products and quantities on hand, sales invoices and supplier bills (customer or supplier name, number, dates, amounts, status) and payments (date, amount, bank account name). Only IPP staff can see it.
  • Imports: supplier names, bills, costs and payments.
  • Sales plan and exchange rates (Bank of Canada): no personal information.
  • The technical logs needed for operation and security.

3. Purposes

This information is used only to receive and process orders from IPP’s customers, calculate representatives’ commissions, follow sales against plan, imports, stock and payment times, and let representatives know about orders in their territory. IPP does not sell this information, does not use it for advertising and makes no automated decision about any person.

4. Data received from Google APIs

IPP Rep CRM’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Gmail data is used only to find the purchase orders IPP receives, show them to its staff, read them with an artificial intelligence tool to pre-fill the order, which a person checks, and save reply drafts. It is never sold or used for advertising, and is not used to develop, improve or train generalized artificial intelligence or machine learning models.

5. Service providers

IPP uses providers that process information on its behalf, each for its own service:

  • Vercel (hosting) and Neon (database);
  • Google (Gmail), Intuit (QuickBooks Online) and Xero (services IPP connects);
  • Anthropic (Claude), which reads purchase order PDFs to pre-fill orders and does not use this data to train its models;
  • Resend (emails the application sends to representatives).

These providers may keep information outside Québec and the European Union, notably in the United States. IPP chooses providers that offer adequate protection and, for information covered by the GDPR, the safeguards it requires, such as the European Commission’s standard contractual clauses.

6. Security

  • Encrypted connections (HTTPS); access tokens to third-party services encrypted in the database.
  • Role-based access, enforced by the database itself: a representative sees only their own territory.
  • A history of changes.

7. Retention

Information is kept as long as needed for the purposes above and for legal obligations, notably accounting and tax ones. Disconnecting a service stops any new reading. Information no longer needed is deleted or anonymized.

8. Your rights

Anyone may ask to access the information about them, to correct it or to withdraw their consent, by writing to info@ippbrands.com. They may also file a complaint with Québec’s Commission d’accès à l’information.

9. People in the European Union

IPP Brands B.V. is the controller of the information about its customers, suppliers and contacts in the European Union. It processes it to perform its contracts and for its legitimate interest in managing its business relationships. These people may ask to access, correct, erase, restrict or port their information, or object to its processing, by writing to info@ippbrands.com, and may complain to the Autoriteit Persoonsgegevens (Netherlands) or the data protection authority of their country.

10. Person in charge of the protection of personal information

The person with the highest authority within IPP is in charge of the protection of personal information, and can be reached at info@ippbrands.com.

11. Cookies

The application uses only essential cookies: session, connection security and the light or dark display. No advertising or tracking cookies.

12. Changes

IPP may change this policy; the date above shows the latest version.

Integrated Pest Products Inc. (IPP Brands) · info@ippbrands.com